Cum am reusit sa scap de aglomeratia de documente din casa

pexels-photo-140945

Cateodata intru in casa si am impresia ca a explodat o papetarie in sufrageria mea.

Apoi intru in birou si realizez ca am subestimat cu mult gravitatea problemei. Sufrageria este mic copil in comparatie cu teancul de hartii care ma asteapta imprastiate pe birou si prin sertare.

Ultimul lucru de care ai nevoie atunci cand ti se strica cuptorul achizitonat acum doar 3 luni este sa nu gasesti bonul si garantia acestuia prin hartiile imprastiate aleatoriu prin casa.

Dupa o ora de cautari, frustrarea mea atinge cote maxime si hotarasc ca este ultima oara cand voi trece prin aceasta situatie exasperanta!

Asa ca am apelat la Google: “metode de organizare documente.”

Si cum prietenul la nevoie se cunoaste, am primit 1.080.000 de rezultate din care am extras cateva sfaturi pertinente si m-am pus pe treaba.

Toate hartiile pe care ma grabeam sa le inghesui in sertare doar ca sa am loc liber pe birou sunt acum organizate in functie de tipul documentului si sortate astfel incat sa le pot accesa usor si fara sa creez dezordine in celelalte.

“ Intregul proces a durat cam o ora si a necesitat aproximativ 6 dosare mici, sortate in 2 bibliorafturi pentru marea majoritate a hartiilor, un borcan pentru indesat bonuri imediat ce ajungem acasa de la cumparaturi si un suport de documente pentru cele de care trebuie sa ne ocupam urgent. “

Nu pretind vreun premiu in organizare, dar pentru toti cei care vor sa rezolve odata pentru totdeauna problema hartiilor care isi fac loc pe fiecare suprafata libera din casa am strans, de prin cautarile mele internautice, modalitati eficiente de organizare a documentelor.

1. Aduna toate hartiile din casa

Primul lucru pe care vrei sa il faci este sa eliberezi cea mai mare masa din casa si sa aduni toate hartiile acolo. Toate. Nu glumesc, cauta si in portofel si prin buzunarele pardesiului dupa bonuri. Daca tot investesti timp si efort in aceasta organizare, hai sa o facem cum trebuie.

2. Fa-ti o lista cu categoriile in care vei imparti documentele. 

Lista mea:

  • Documente urgente: de care trebuie sa ma ocup, documente care implica o actiune din partea mea si un termen limita in care trebuie rezolvata problema (facturi neplatite, declaratii ANAF, inscriere la facultate sau la cursuri etc.)
  • Documente importante: Certificat de nastere, Diplome, Pasaport etc.
  • Documente care se reinnoiesc periodic: asigurari, contracte.
  • Medicale: analize, retete, radiografii, internari/externari
  • Facturi, Chitante, Bonuri: tot aici si-au gasit locul si ocazionalele garantii si certificate de autenticitate
  • Business: CUI, diverse acte ce tin de firma. Daca nu se aplica la tine poti pune aici tot ce tine de istoricul carierei tale: CV, contractul de cand te-ai anagajat, acte aditionale sau documente referitoare de taxe.

boxit-article-2-2

3. Pune hartiile urgente intr-o tava de sortat documente pe care sa o tii la indemana pe birou

set_3_t_vi_e_suprapozabile_culoare_negruDaca nu ai o tava de sortat documente iti recomand sa cumperi una pentru ca sunt ieftine si foarte practice.

Iti poti pune acolo toate facturile urgente sau documentele in legatura cu care trebuie sa faci ceva cat de curand si iti va fi mult mai usor sa te ocupi de ele in timp util. Daca vrei sa fii extra silitoare, pune cate un post-it pe fiecare dintre aceste documente si scrie data pana la care trebuie rezolvate si diferite observatii.

4. Arunca hartiile care nu iti mai sunt de folos

Dupa ce ai impartit toate actele in categoriile relevante pentru tine si ai organizat cu prioritate documentele cele mai urgente, arunca tot ce nu merita pastrat: bonul de la Mega sau cataloagele primite acum 3 luni de la diferite magazine.

5. Pune un borcan sau un vas inalt la indemana pentru a centraliza toate bonurile

Cand intram in casa, mai ales atunci cand ne intorcem la cumparaturi avem o colectie impresionanta de bonuri, in buzunare sau in portofel, care ajung de cele mai multe ori sa impodobeasca masuta de cafea sau blatul din bucatarie.

De cele mai multe ori nu avem timpul sau cheful necesar pentru a le sorta pe moment, asa ca ramanem cu un amestec de bonuri pe care este bine sa le pastram si bonuri pe care mai bine le aruncam pentru a scapa de maculatura. Tocmai din acest motiv e bine sa ai un borcan in care sa pui toate bonurile. Le poti sorta mai tarziu, macar sa fie toate intr-un singur loc.

6. Introdu fiecare categorie in dosarul ei

Acum este timpul sa scoti artileria grea si sa introduci fiecare categorie in dosarul ei, in ordine invers cronologica pentru ca primele documente pe care le vei vedea atunci cand deschizi dosarul sa fie cele mai recente. Daca ti se pare prea mare bataia de cap sa faci asta, pur si simplu pune-le in dosar si lipeste o eticheta pe fiecare ca sa iti fie usor sa iti dai seama ce acte se afla in care dosar. Important e sa treci de acest pas initial si sa iti creezi un sistem de sortare. Il poti imbunatati si modifica pe parcurs.

7. Introdu dosarele care contin documentele pe care le accesezi rar intr-un biblioraft si restul in cel de-al doilea biblioraft 

biblioraft-super-rtc-marmorat-a4-80mm_8480_1_1323795835Nu uita sa etichetezi biblioraftul. Eticheta ar trebui sa iti spuna dintr-o privire ce contine acesta. Este usor si practic pentru ca stii imediat pe care sa il deschizi atunci cand ai nevoie de o copie a certificatului de nastere si pe care atunci cand vrei sa inlocuiesti vechea asigurare cu polita abia semnata.

8. Gaseste locul potrivit in care sa pui bibliorafturile.

Ar trebui sa fie un loc in care sa le ai la vedere, dar sa nu te incurce. Un raft in biblioteca este ideal.

Sfat pentru cei extra prevazatori: Faceti copie dupa cele mai importante documente pentru bibliorafturi, iar pentru originale achizitionati o cutie rezistenta la incendiu si indundatii.  Stiu ca pare ceva putin exagerat, dar nu stii niciodata ce se poate intampla si ultimul lucru de care vrei sa te ocupi atunci cand ai patit ceva atat de grav este sa ramai fara actele personale sau certificatul de proprietate al casei.

Hartiile sunt o grija suplimentara pentru cineva care apreciaza ordinea pentru ca necesita o organizare minuntioasa si o disciplina cultivata zilnic pentru a pastra organizarea lor intacta si a nu reveni la vechile obiceiuri de a le lasa imprastiate. Primul pas este mai greu, odata ce ai organizat totul este mult mai usor sa ai o idee clara despre ce documente ai si unde le gasesti atunci cand ai nevoie.

Fie ca esti un freelancer care isi desfasoara activitatea la biroul de acasa sau o mamica ocupata cu gestiunea intregii gospodarii, cu siguranta te vei simti mult mai bine odata ce ai toate actele organizate.

Sunt foarte curioasa daca si tu ai trecut prin aceasta problema si cum ai rezolvat-o.

Stii alta metoda eficienta de a organiza actele?

Leave a Reply